Grudzień w Poznaniu to wyścig o terminy. O te same wieczory ubiegają się załogi zakładów produkcyjnych, jak Volkswagen, Kompania Piwowarska czy GSK, zespoły firm usługowych, od Allegro po małe biura, oraz poznańskie uczelnie. Kilkuosobowy dział i ogromna załoga zakładu szukają sali w tym samym tygodniu. Miejsce dobiera się do liczby osób i do tego, czy poza kolacją ma się coś dziać.
Jakie miejsce dla ilu osób?
Sala na wyłączność w restauracji albo hotelu w centrum
To opcja dla zespołu do około 30 osób, który zmieści się przy jednym długim stole. Na Starym Mieście to wnętrza z belkami i cegłą, jak restauracja Hotelu Kolegiackiego albo Brovaria z własnym browarem. Na Jeżycach Tajemniczy Ogród ma salę otwartą na ogród i mniej korporacyjny klimat. Zespół od 30 do 100 osób potrzebuje już osobnej sali z miejscem dla prowadzącego. Ma ją większość hoteli w centrum i część restauracji.
Przestrzeń eventowa
Od około 100 osób w górę liczy się skala: szatnia, akustyka, miejsce na scenę i strefy. W Poznaniu to na przykład Hotel Andersia w centrum i loftowa Concordia Design nad Wartą. Stadion Poznań ma salę z widokiem na murawę.
Hotel albo dworek pod miastem
Wybiera się go, gdy program ma wyjść poza kolację i potrzeba kilku osobnych sal, bo część zespołu gotuje, a część miesza koktajle. Taką przestrzeń ma hotel Glamour w Przeźmierowie i Dworek Biesiadny w Radzewicach, ten drugi w wiejskim stylu. Minusem jest dojazd, więc od razu trzeba policzyć transport.
Biuro z obsługą na miejscu
Wariant dla firm z dużą przestrzenią wspólną. Fabryka Atrakcji przywozi do biura świąteczny teleturniej albo Świąteczne Warsztaty DIY z prowadzącym i sprzętem, więc sala konferencyjna na jeden wieczór zmienia się w studio teleturnieju albo pracownię stroików.
Co sprawdzić przed rezerwacją
Catering
W hotelach i restauracjach z własną kuchnią jedzenie jest częścią pakietu. Na stadionie, w sali warsztatowej i w biurze catering zamawia się osobno, czyli jeden dostawca więcej. Na tle innych dużych miast Poznań jest w środku stawki. Kameralna restauracja kosztuje bliżej dolnej granicy, hotel z pełnym pakietem wyżej. Alkohol i dodatkowe atrakcje zwykle idą osobno, więc o to, co wchodzi w cenę za osobę, lepiej zapytać na pierwszym spotkaniu.
Parking i dojazd
W centrum Poznania strefa płatnego parkowania działa w ciągu dnia. Po godzinie 20 i w niedziele parkowanie jest bezpłatne. Przy wigilii od 18 kierowcy płacą najwyżej za dwie godziny, więc centrum nie odpada z tego powodu. Betlejem Poznańskie, jarmark na Starym Rynku, trwa zwykle od końca listopada do początku stycznia i zagęszcza ruch w centrum, zwłaszcza w weekendy. Jeśli sala leży blisko Rynku, w zaproszeniu lepiej uprzedzić, że dojazd potrwa dłużej.
Godziny i program
Warto ustalić, do której sala jest dostępna i czy zmieści się w niej coś poza kolacją, na przykład ekran z nagłośnieniem albo stanowiska warsztatowe. Przy jednym stole wystarczy warsztat z prowadzącym, przy kilkuset osobach potrzebna jest scena, nagłośnienie i podział na strefy. Tak różni się wigilia firmowa w Poznaniu dla małego i dużego zespołu i pod ten podział Fabryka Atrakcji dobiera scenariusz.
Ile wcześniej rezerwować
Rezerwacje na grudzień najlepiej zacząć przed wakacjami albo w wakacje, kiedy wybór jest jeszcze pełny. We wrześniu da się jeszcze wybierać, później pierwsze znikają grudniowe piątki i soboty. Kto zaczyna w październiku, ma jeszcze czwartki, pierwszą połowę grudnia, miejsca pod miastem i własne biuro.
Program, który wymiesza działy przy stołach
Klasyczna wigilia firmowa w Poznaniu, czyli kolacja przy stole, coraz rzadziej wychodzi. Po godzinie ludzie wracają do rozmów w swoich działach i wieczór traci energię. Ratuje go program, który wymiesza zespół. W sali na wyłączność mieszczą się warsztaty, na przykład lepienie pierogów i uszek albo warsztat barmański, przy którym od razu trzeba zapytać o wersję bezalkoholową, żeby stała na stole obok klasycznej, a nie na końcu sali w plastikowym kubku. Tam też najlepiej wypada gra detektywistyczna z aktorami, bo im mniejsza grupa, tym bliżej gościom do historii. W Fabryce Atrakcji taka gra dla 10-250 osób nazywa się Murder Mystery: Kto zabił (nie)świętego Mikołaja? Zagadka sama prowadzi rozmowę, więc nikt nie zastanawia się, o czym rozmawiać z osobą z innego piętra.
Zespołowi, który lubi rywalizację, pasuje świąteczny teleturniej, a ten potrzebuje ekranu i nagłośnienia, czyli większej sali. Drużyny siedzą przy stołach, prowadzący czyta pytanie, a księgowość i produkcja grają w jednej ekipie. Dobór formatu warto oprzeć na jednym pytaniu: jak dobrze zespół się zna. Im słabiej, tym bardziej pomaga program z jasną strukturą i małymi grupami. Większość z tych pomysłów zmieści się w sali restauracji na Starym Mieście, w hotelu pod miastem i w sali konferencyjnej biura.